פתרון המשלב את מערכת 7 PB Digital ואת מערכת הפצת המסמכים הדיגיטליים IRIS של קונסיסט, הוטמע בחברה אירופאית מובילה בתחום פתרונות אחסון לארגונים, ומאפשר לרכז ולייעל את תהליכי ניהול המסמכים בארגון.
— A solution combining PB Digital 7 and Consist’s IRIS digital document distribution system was implemented in a leading European company in the enterprise storage sector, enabling centralized and streamlined document management processes.
התכונות והתועלות המרכזיים של הפתרון, המשלב את 7 PB Digital עם IRIS – מאפשרים כעת לעצב, להפיק ולהפיץ מסמכים ומסרים דיגיטלים באופן קל ופשוט:
Main features and benefits of the solution, combining PB Digital 7 with IRIS – now allow easy design, production, and distribution of digital documents and messages:
- הדיזיינר המתקדם של PB Digital 7 מאפשר עיצוב והפקה באופן קל ופשוט של מסמכי רכש ולוגיסטיקה.
- The advanced designer of PB Digital 7 enables easy creation and production of purchasing and logistics documents.
- פלטפורמת הפצת המסרים והמסמכים IRIS של קונסיסט, מאפשרת להפיץ מסמכים והודעות – קבצי PDF, הודעות, מיסרונים, מסמכים דיגיטלים, חשבוניות, תעודות משלוח ועוד – בתפוצה רחבה ובאופן מדויק באמצעות כלל ערוצי הדיגיטל.
- Consist’s IRIS messaging and document distribution platform enables wide and precise distribution of PDFs, notifications, SMS, digital documents, invoices, shipping certificates, and more across all digital channels.
- IRIS יודעת לאסוף נתוני נמענים מתוך בסיסי נתונים בפורמאטים שונים, כולל Excel, CSV, SQL ועוד. היא מזהה את הפרטים הרלוונטיים לכל נמען כדי להבטיח דיוק מקסימלי. הפתרון משייך לכל נמען את המסמך המתאים לו באופן מדויק, בין אם מדובר בחשבונית, קבלה וכל מסמך והודעה שהארגון מעוניין לשלוח.
- IRIS collects recipient data from multiple database formats (Excel, CSV, SQL, etc.), identifies relevant details, and ensures accurate document matching—whether invoices, receipts, or other organizational communications.
- IRIS שולחת את המסמכים באופן מהיר ומדויק באמצעות מגוון הערוצים הדיגיטלים, על-פי העדפות הארגון והלקוחות, תוך שמירה על תקינות ואבטחת המידע.
- IRIS distributes documents quickly and accurately across various digital channels, aligned with organizational and customer preferences, while maintaining integrity and data security.
- IRIS כוללת ממשק ניהול ידידותי למשתמש המאפשר לעקוב אחרי תהליכי השליחה, לבדוק סטטוסי אימיילים ולבצע שינויים והתאמות במידת הצורך.
- IRIS includes a user-friendly management interface for monitoring deliveries, checking email statuses, and making adjustments as needed.
תועלות נוספות של PB Digital 7 בשילוב פלטפורמת IRIS:
Additional benefits of PB Digital 7 with IRIS platform:
מאגר מסמכים מרכזי
Centralized Document Repository
- כל הטפסים, החשבוניות, הזמנות הרכש ומסמכים אחרים מאוחסנים במיקום אחד מאובטח
- All forms, invoices, purchase orders, and documents stored in a secure central location.
- המערכת מספקת פונקציונליות בהיבט של חיפוש ואחזור באופן קל ופשוט
- Provides easy search and retrieval functionality.
עיבוד מסמכים אוטומטי
Automated Document Processing
- לכידה וסיווג חכמים של מסמכים נכנסים
- Smart capture and classification of incoming documents.
- ניתוב אוטומטי של חשבוניות והזמנות רכש למחלקות המתאימות
- Automatic routing of invoices and purchase orders to the right departments.
אוטומציה של תהליכי עבודה
Workflow Automation
- תהליכי אישור סטנדרטיים לסוגי מסמכים שונים
- Standardized approval workflows for different document types.
- מעקב בזמן אמת אחר סטטוס המסמכים והאישורים
- Real-time tracking of document and approval status.
יכולות אינטגרציה
Integration Capabilities
- שילוב חלק עם מערכות ה-ERP והחשבונאות הקיימות בארגון
- Seamless integration with existing ERP and accounting systems.
- חילוץ נתונים אוטומטי ומילוי שדות רלוונטיים
- Automated data extraction and field population.
תוצאות היישום:
Implementation Results:
לאחר היישום וההטמעה, הפתרון מספק:
After implementation, the solution delivers:
- יעילות מוגברת: זמן מופחת באחזור ועיבוד מסמכים
- Increased efficiency: Reduced time in document retrieval and processing.
- דיוק משופר: צמצום טעויות בהזנת נתונים וסיווג מסמכים
- Improved accuracy: Fewer errors in data entry and document classification.
- חיסכון בעלויות: הפחתת השימוש בנייר ועלויות אחסון
- Cost savings: Reduced paper usage and storage costs.
- קבלת החלטות מהירה יותר: גישה משופרת למידע קריטי עבור ההנהלה
- Faster decision-making: Improved access to critical management information.
שיתוף פעולה ותהליכי עבודה משופרים
Enhanced Collaboration & Workflow
- מתן גישה בזמן אמת למסמכים למשתמשים מורשים
- Real-time document access for authorized users.
- אפשרות לשיתוף פעולה בו-זמני על מסמכים
- Simultaneous collaboration on documents.
- יישום תהליכי אישור סטנדרטיים עם מעקב אחר סטטוס
- Standard approval workflows with status tracking.
אבטחה וציות מוגברים
Enhanced Security & Compliance
PB Digital משפרת את אבטחת המסמכים והציות לרגולציה באמצעות:
PB Digital enhances document security and regulatory compliance through:
- הגבלות גישה מותאמות אישית להגנה על מידע רגיש
- Custom access restrictions for protecting sensitive data.
- מעקב מפורט אחר גישה ושינויים במסמכים
- Detailed audit trail of document access and changes.
- מדיניות שמירה אוטומטית להבטחת ניהול מחזור חיי המסמכים כראוי
- Automated retention policies ensuring proper document lifecycle management.
יכולות אינטגרציה
Integration Capabilities
המערכת משתלבת באופן חלק עם מערכות הארגון הקיימות של הארגון, כולל:
The system integrates seamlessly with existing organizational systems, including:
- תוכנות ERP וחשבונאות לחילופי נתונים אוטומטיים
- ERP and accounting systems for automated data exchange.
- יישומים עסקיים אחרים ליצירת מערכת אקולוגית דיגיטלית מגובשת
- Other business applications to create a cohesive digital ecosystem.
לסיכום:
In Summary:
מערכות 7 PB Digital ו- IRIS מייעלות משמעותית תהליכים ארגוניים רבים ומאפשרות לחברה לטפל בכל הטפסים והמסמכים הארגוניים ביעילות. יישום זה הוביל לתהליכים מרוכזים, פרודוקטיביות משופרת וביצועים ארגוניים כוללים טובים יותר.
PB Digital 7 and IRIS significantly streamline organizational processes, enabling efficient handling of all enterprise forms and documents. This implementation has led to centralized workflows, improved productivity, and overall better organizational performance.
